Безопасность данных при ремонте МФУ
Когда в компании ломается ноутбук главного бухгалтера, перед отправкой в сервисный центр с него обязательно стирают пароли и блокируют доступ к базам данных. Но когда из строя выходит корпоративный многофункциональный принтер (МФУ), его просто отключают от сети и отдают курьеру. В глазах большинства пользователей принтер это просто механическая коробка с краской. На деле же современные МФУ это полноценные серверы, которые годами накапливают и хранят терабайты вашей коммерческой тайны.
Игнорирование цифровой гигиены при ремонте оргтехники одна из самых частых причин утечки данных. Разбираем, что именно скрывается в памяти вашего принтера и как правильно выстроить отношения с сервисным центром, чтобы документы не ушли к конкурентам.
Что помнит ваш принтер: скрытые резервуары данных
Для того чтобы быстро обрабатывать тяжелые PDF-файлы и очереди печати от десятка сотрудников, производители оснащают корпоративные аппараты (HP, Kyocera, Xerox, Canon) собственной оперативной памятью, энергонезависимыми NVRAM-чипами и даже полноценными жесткими дисками (HDD/SSD). Что там оседает?
- Образы сканирования. Если вы копировали паспорт генерального директора или уставные документы, их цифровые копии временно (а иногда и постоянно) сохраняются на жестком диске МФУ.
- История отпечатков. При использовании функции отложенной печати (Pull Printing) документы висят в памяти устройства до тех пор, пока их принудительно не удалят.
- Адресные книги и доступы. Чтобы МФУ могло отправлять сканы на почту (Scan-to-Email) или в сетевую папку (Scan-to-Folder), в его настройках прописываются корпоративные email-адреса, логины и пароли от SMTP-серверов.
- Сетевая конфигурация. В памяти хранятся ключи шифрования вашей локальной Wi-Fi сети.
Передавая такой аппарат в руки случайного мастера «по объявлению», вы фактически отдаете ему ключи от цифрового периметра вашей компании.
Как минимизировать риски: инструкция для офиса
До передачи техники в чужие руки, системный администратор или ответственный сотрудник должен выполнить регламентный минимум по зачистке устройства:
- Очистка лотков и стекла. Банально, но факт: мастера регулярно находят забытые на стекле сканера оригиналы договоров, чеки и личные документы.
- Сброс сетевых настроек (Network Reset). Удалите пароли от Wi-Fi и сотрите адресную книгу с почтовыми ящиками сотрудников.
- Форматирование диска. Если на МФУ есть жесткий диск и аппарат позволяет зайти в меню администратора, запустите функцию «Безопасное стирание данных» (Secure Erase).
Что должен гарантировать профессиональный сервисный центр
Ответственность за данные лежит не только на заказчике, но и на подрядчике. Серьезные B2B-компании не работают с частниками именно по причине отсутствия юридических гарантий. Взаимодействие должно строиться на строгих протоколах конфиденциальности.
Хорошим примером такого подхода в Киеве является сервисный центр TonFix: https://www.tonfix-service.in.ua. Ориентируясь на корпоративный сегмент, они выстраивают работу так, чтобы минимизировать риски для клиента:
| Зона риска | Как решается проблема |
|---|---|
| Утечка при транспортировке МФУ | Выездной ремонт. Большинство проблем с механикой (ролики, печка, датчики) инженер решает прямо в офисе клиента под присмотром IT-отдела. |
| Несанкционированный доступ к платам | Договор NDA. При заключении договора на абонентское обслуживание прописывается пункт о неразглашении конфиденциальной информации. |
| Использование тестовой печати | Инженеры печатают только встроенные системные страницы (конфигурации), а не последние документы из памяти устройства. |
Выбор партнера по ремонту принтеров, это выбор доверенного лица. Работа с сервисным центром, который понимает важность корпоративной безопасности, работает по прозрачным договорам и предоставляет официальные акты выполненных работ, защищает бизнес от репутационных и финансовых потерь, таким являеться Тонфикс https://www.tonfix-service.in.ua/remont-printera качественно ремонтируют принтера и есть выезд к клиенту в офис.
